Stakeholder Mapping Template
Het template uitgelegd
Download het stakeholder mapping template hier. Print het uit zodat je samen aan de slag kunt. Dit doen we in drie stappen die hieronder uitgelegd zijn.
Wat heb je nodig?
- brainstormruimte
- brainstorm team (maximaal 7 personen)
- printer
- stiften
- plakgeeltjes
- plakband (schilderstape)
- maximaal 2 uur tijd
Aangezien je in een team werkt is het aan te raden het template op een groter formaat uit te printen (bijvoorbeeld A2). Print het template uit. Deze bestaat uit 2 pagina’s; het template en de cirkels. Het template kan gebruikt worden om aan de muur te hangen. Knip de cirkels uit en leg ze op tafel. Deze heb je nodig tijdens de brainstormsessies.
Voordat je begint
Een stakeholder map is vaak gekoppeld aan een specifieke klantreis (customer journey). Een voorbeeld hiervan is de verkoop van een nieuw product of een after sales traject. Voorafgaand aan het inzichtelijk maken van de belangrijkste stakeholders is het van belang dat je weet voor welke klantreis je de stakeholders inzichtelijk maakt. Schrijf dit op in het midden van het template.
Stap 1
Stap 1: Inzicht belangrijkste stakeholders
De eerste stap ga je aan de slag met het inzichtelijk krijgen van de belangrijkste stakeholders. Dit doe je door te beginnen met een braindump. Vraag alle deelnemers op te schrijven wat voor hen de belangrijkste stakeholders zijn voor de betreffende klantreis. Doe dit in 5 minuten. De leider van de brainstorm verzameld alle geeltjes en hangt deze op aan een brainstormmuur. Antwoorden die overlap hebben met elkaar worden geclusterd.
Na deze vijf minuten zie je een overzicht van het overgrote deel van de stakeholders. Dit aantal kan tot een grote hoeveelheid oplopen. Cluster het aantal stakeholders met elkaar. Indien stakeholder overlap hebben met elkaar, bespreek en bepaal of deze samengevoegd worden of dat deze dermate verschillen dat ze als aparte stakeholders vermeld worden.
Nadat alle stakeholders bepaald en geclusterd zijn is het zaak met elkaar te bepalen hoeveel stakeholders jullie verder in kaart willen brengen. Uit ervaring blijkt dat we hierbij tot maximaal 8 stakeholders komen om dit overzichtelijk te houden. Bepalen doen we door middel van stippenstemmen. Nadat de stemmen geteld zijn wordt gekozen welke stakeholders verder inzichtelijk gemaakt worden in het template.
Stippenstemmen
Stippenstemmen is een veel gebruikte techniek tijdens brainstormsessies. Voorafgaand aan de sessie wordt bepaald hoeveel stemmen gegeven mogen worden. Bijvoorbeeld: iedere deelnemer aan de brainstormsessie krijgt tien stippen. Iedere stip geldt als een stem. Tijdens het stippenstemmen staat het de deelnemers vrij om stippen (dus stemmen) weg te geven. Daarbij staat hetvrij te bepalen hoeveel stippen naar een onderdeel gaan. Vindt iemand het bijvoorbeeld heel belangrijk dat een specifiek onderdeel verder uitgewerkt gaat worden, dan heeft deze persoon de mogelijkheid al haar stemmen op dit ene onderdeel te geven.
NB: Bij het bepalen hoeveel stippen iemand krijgt kunnen uitzonderingen gemaakt worden. Bijvoorbeeld de persoon die eindverantwoordelijk is voor het product waaraan ontwikkeld wordt krijgt meer zeggenschap. Dit doen we door deze persoon 20 stemmen te geven.
Stap 2
Stap 2: Inzicht invloed stakeholders
Nadat een definitieve keuze gemaakt is wordt de invloed per geselecteerde stakeholder inzichtelijk gemaakt. Dit doen we door één van de uitgeknipte cirkels toe te kennen aan een stakeholder. Zoals je gezien hebt, zijn er drie formaten cirkels. De grote van de cirkel die per stakeholder gekozen wordt staat gelijk aan de mate van invloed. Bepaal met elkaar per stakeholder de grote van de cirkel die hier het beste bij past.
Heb je bijvoorbeeld te maken met een stakeholder die weinig invloed heeft op het proces, dan krijgt deze een kleine cirkel. Indien iemand heel veel invloed heeft op het proces geef je deze de grootste cirkel. Nadat het Formaat per stakeholder gekozen is plak je het geeltje op de geselecteerde cirkel. De volgende stap is het positioneren van de stakeholders in het template.
Stap 3
Stap 3: Inzicht belang stakeholders
Nadat de geselecteerde stakeholders een formaat cirkel hebben gekregen, verdienen ze een plek op het stakeholder mapping template. Dit doen we niet zomaar. Afhankelijk van het belang van de stakeholder ten aanzien van het proces wordt een positie bepaald. Indien het belang van een stakeholder erg groot is, zet je deze dicht bij de cirkel in het midden. Indien het belang heel laag is zet je deze persoon verder weg van de cirkel. Vervolgens leg je de verbinding met de cirkel in het midden.
Stakeholder mapping kan je verder helpen met verschillende onderdelen om je organisatie verder te verbeteren. Een logische stap na stakeholder mapping is persona canvas mapping. Met behulp van persona canvas mapping krijg je meer inzicht in de belangrijkste drijfveren van je belangrijkste stakeholder binnen een klantreis.
Zij gingen je voor
